Gestion de projets

Dans le domaine du « Content Management », une approche classique de projet entraîne souvent un enlisement et donc une incapacité à atteindre les objectifs fixés. Ce constat nous a amené à la mise en place d’une approche - READY 100 - qui, à partir de l’identification claire des processus métiers et des documents qui y sont attachés, minimise les risques et assure le contrôle des budgets et délais.

Notre expérience nous a conduit à définir un plan de projet de référence pour traiter complètement un processus, depuis son analyse jusqu’à la mise en opération du système documentaire qui le supporte. Ce plan de référence comprend une quarantaine d’activités regroupées en 4 phases :

Cadrage du projet
Conception générale du système
Construction du système
Déploiement du système

et en un ensemble d’activités d’accompagnement pour contrôler le projet.

Le plan de référence définit également une dizaine de rôles qui assurent le déroulement de ces activités :

une partie des rôles est normalement assumée par ReadyFine : Chef de projet, Analyste Business, Expert ECM, Expert Technique, Formateur,
l’autre par le Client : Sponsor, Utilisateur Pilote, Architecte Système, Développeur, Documentaliste.

Une métrique a été établie pour le plan de référence et elle implique :

une durée de 15 semaines entre le démarrage d’un projet et la mise en opération du système ECM correspondant.
une charge de 100 jours-hommes pour les rôles normalement assumés par ReadyFine (d’où le nom Ready100 !)
une charge de 70 jours-hommes pour les rôles normalement assumés par le Client.

Dans le cas d’un projet spécifique pour un Client, le plan de référence est revu de la manière suivante :

il est ajusté pour répondre aux contingences du Client : activités ajoutées ou supprimées, durées des activités adaptées, distribution des rôles changée, personnes ajoutées, …
il est éventuellement étendu pour couvrir la prise en charge non pas d’un processus mais de deux ou trois.
il peut être dupliqué plusieurs fois pour couvrir la prise en charge progressive de plusieurs processus au sein d’un programme global.

Bref, le plan de référence ne doit pas être considéré comme un bloc immuable à prendre tel quel mais comme une plateforme adaptable pour la construction d’un système ECM.